Електронний рахунок-фактура (e-Invoice) - це рахунок-фактура, який був виписаний, переданий і отриманий в форматі структурованих даних, який дозволяє його автоматичну обробку. Структурований електронний рахунок-фактура містить дані постачальника в машинозчитуваному форматі, які можуть бути автоматично імпортовані в систему розрахунків покупця з постачальниками без необхідності введення вручну.

Звичні паперові документи мають масу недоліків і поступово витісняються з ділової практики зважаючи на свою неефективність і високу вартість обслуговування. Особливо це проявляється у зовнішньоекономічній діяльності, коли вартість обробки одного рахунку може доходити до десятків і навіть сотень Євро.

На зміну паперовим рахунках прийшли їх скановані копії, які передавалися засобами електронного зв'язку, що дозволило вирішити частину проблем, але далеко не всі. Ці рахунки слабо визнавалися як контрагентами, так і перевіряючими органами і, часто використовувалися лише як інформаційне доповнення до паперових оригіналів.

Оформлення рахунків у вигляді PDF документів і супровід їх ЕЦП / КЕП частково покращило ситуацію, але залишилися проблеми з введенням інформації з цих рахунків в інформаційні системи учасників угоди, помилки в оформленні та перенесення інформації.

У ряді галузей стали з'являтися внутрішні стандарти з передачі рахунків в машиночитаемому вигляді, в тому числі - їх використання таких інструментів, як EDI. Однак, технічна складність їх реалізації, відсутність єдиних загальновизнаних стандартів за форматом, структурі, протоколам передачі і візуалізації рахунків, позбавила змоги цим рішенням вийти за межі ряду специфічних галузей.

Поява міжнародних стандартів (EN 16931, UBL, UN / CEFACT CII) дозволило реалізувати механізм, що не залежить від конкретної специфіки продавця або покупця. Один раз підключившись до системи електронних рахунків, Ви зможете отримувати і приймати рахунки від будь-якого учасника цієї системи як всередині країни так і за її межами.

Завдяки використанню єдиних стандартів, електронні рахунки не тільки зрозумілі і визнання документів усіма учасниками ланцюга постачання. Вони дозволяють автоматизувати саму процедуру взаєморозрахунків. Застосування технології схематронів дозволяє виключити передачу некоректних або не відповідають локальним вимогам документів, що критично скорочує трудовитрати на обробку платіжних документів і вартість їх обслуговування в рамках ділової операції.

Переваги заміни паперових рахунків-фактур електронними рахунками можуть бути досягнуті в два основних етапи.

Заміна паперової форми на структуровану цифрову форму дозволяє більш ефективно обробляти і архівувати рахунку. Це забезпечує значну економію на друку, поштових відправленнях, маршрутизації всередині офісу і архівування.

Зробивши дані машиночитаємі, відпадає необхідність вручну переглядати і читати візуальну форму рахунка-фактури. Це також усуває ручну роботу з введення інформації про рахунок в систему точки доступу. Це забезпечує значну економію людських ресурсів і значно знижує кількість помилок при введенні даних. Цього не можна домогтися за допомогою цифрових зображень рахунка-фактури, таких як pdf.

В Україні
Згідно з Угодою про асоціацію України з ЄС, європейська директива про електронні рахунках (eInvoicing, 2014/55/EU) повинна бути імплементована в Україні до 01/01/2024.

eDelivery - це інфраструктура для доставки повідомлень, яка надає технічні специфікації і стандарти, програмне забезпечення, що встановлюється, та допоміжні послуги, що дозволяють проектам створювати мережу вузлів для безпечного обміну цифровими даними.

Завдяки eDelivery, державні та приватні організації з різних секторів економіки і країн можуть легко створити безпечний і функціонально сумісний канал для передачі електронних документів і даних між собою по загальнодоступній або приватної мережі.

Рішення базується на стандарті повідомлень AS4 (Applicability Statement 4), які визнані ISO міжнародним стандартом і увійшли в останню редакцію ISO 15000 (Electronic business eXtensible Markup Language (ebXML)).

PEPPOL дозволяє можливість торговим партнерам обмінюватися, керуючись стандартами, електронними документами через мережа PEPPOL (на основі чотирикутної моделі). Ці документи включають електронні замовлення, електронні авансові накладні, електронні рахунки, електронні каталоги, відповіді на рівні повідомлень і т.д.

Точки доступу PEPPOL підключають користувачів до мережі PEPPOL і обмінюються електронними документами у відповідності зі специфікаціями PEPPOL. Покупці і постачальники можуть вільно вибирати кращого постачальника єдиної точки доступу для підключення до всіх учасників PEPPOL, вже підключеним до мережі. («Підключитися один раз, підключитися до всіх»).

В Україні
Україна приєдналася до мережі PEPPOL на рівні Міністерства цифровий трансформації. В рамках проекту ДІЯ розгорнута точка доступу. ТОВ "ППЛ 33-35" є учасником цієї мережі PEPPOL.

Пілотний проєкт
Реалізовано процес обміну електронними рахунками між Україною та ЄС (Литва) в обох напрямках.